Las categorías de proyectos especifican qué tipo de proyecto está creando o en el que está trabajando. 

Debe crear una categoría de proyecto antes de crear un proyecto. Por eso es muy importante crear varias categorías de proyectos. Esto permitirá a sus usuarios especificar fácilmente categorías de proyectos mientras crean otras nuevas.

En esta sección, aprenderá cómo crear y administrar categorías de proyectos.

Creación de categorías de proyectos

Para crear una nueva categoría de proyecto, vaya a  WP-Admin → Gestor de proyectos → Categorías

Accederá a la página de creación de categoría de proyecto. Ahora, debe ingresar el nombre de la categoría del proyecto y la descripción.

Después de proporcionar suficiente información. Haga clic en el botón “Agregar nueva categoría de proyecto“. La categoría se guardará y estará visible en el panel derecho de la página.

Edición de categorías de proyectos

También puede personalizar las categorías de proyectos si es necesario. Para hacerlo, navegue a- WP-Admin → Gestor de proyectos → Categorías
Pase el cursor sobre el proyecto que desea editar y haga clic en el botón ‘Editar‘.

Ahora, encontrará la página de edición de Categorías. Desde aquí, puede editar el nombre del producto y la descripción. Cuando haya terminado con la edición, haga clic en el botón ‘Actualizar categoría‘. Para cancelar la edición, haga clic en el botón ‘Cancelar‘.

Eliminación de una categoría de proyecto

También puede eliminar la categoría si lo desea. Para eliminar una categoría, verifique el nombre de la categoría y seleccione la opción ‘Eliminar‘ del menú desplegable.

A continuación, haga clic en el botón ‘Aplicar‘ para eliminar la categoría.

Tablero del proyecto

Si tiene proyectos creados de antemano. Puede ir al Panel de administración de WP → Gestor de proyectos → Proyectos para ver el panel de control del proyecto. Aquí podrás ver todos los proyectos que has creado.

Características del tablero del proyecto:

  1. De forma predeterminada, podrá ver los proyectos activos con una vista de cuadrícula.
  2. Puede seleccionar la opción completado para ver todos los proyectos que estén completados.

  1. Puede cambiar la opción de vista de cuadrícula a vista de lista.
  1. Opción de ‘Favorito‘ para marcar un proyecto como favorito para establecer la prioridad cuando se trata de la aparición en la lista.
  1. Al elegir una categoría de proyecto, solo se mostrarán los proyectos que pertenecen a esa categoría en particular.
  1. La barra de búsqueda global le ayudará a llegar rápidamente a un proyecto, tarea, lista de tareas o subtareas.
  1. Utilice los botones de acceso directo para acceder a una tarea, una lista de tareas, una subtarea, etc. Podrá ver el progreso de un proyecto con una barra de progreso. Cuando se desplaza sobre un icono, verá información que muestra una breve descripción general.
  1. Utilice los tres puntos alineados verticalmente para eliminar, restaurar y duplicar un proyecto.

Creando un proyecto

Puede crear un proyecto en solo dos pasos. ¡Es así de simple!

Paso 1
Vaya a  Administrador de WP → Gestor de proyectos → Proyectos → Nuevo proyecto.

Paso 2
Cuando haga clic en el botón “Nuevo proyecto“, aparecerá una ventana emergente con opciones para crear un nuevo proyecto:

Al crear el nuevo proyecto, puede agregar categorías de proyectos desde un menú desplegable. Sin embargo, agregar una categoría a un proyecto es opcional. Para seleccionar una categoría para un proyecto, debe crear categorías de antemano.
También puede agregar a todos los compañeros de trabajo directamente desde esta ventana modal y si marca para notificar, recibirán notificaciones por correo electrónico. Cuando termine de completar los campos, presione el botón “Agregar nuevo proyecto” para crear el proyecto.

Nota: Siempre que esté nombrando un nuevo proyecto, intente darle un nombre único porque no puede crear proyectos con el mismo nombre.

Al crear o editar un proyecto, puede seleccionar usuarios al escribir 3 o más caracteres en la barra de búsqueda, luego seleccione el rol de usuario en el menú desplegable.

¿Nuevo Usuario?

Puede agregar nuevos usuarios escribiendo un nombre en la barra de búsqueda de usuarios. Si no existe en la base de datos, le mostrará una opción para Crear un nuevo usuario.

Haga clic en y complete los detalles en la ventana, como se muestra a continuación.

Haga clic en Crear usuario para finalizar.

Finalmente, haga clic en Actualizar proyecto para guardar los cambios.

La configuración básica de WP Project Manager se puede encontrar en Gestor de proyectos Configuración  pestaña General.

Descripción de las opciones

Límite de carga de archivos: aquí puede definir el límite máximo de carga de archivos en megabytes. Este campo solo toma valor numérico.

Proyectos por página: esta opción define cuántos proyectos se mostrarán en la página de lista de proyectos. De forma predeterminada, está establecido en 10. Puede aumentarlo a cualquier número que desee. Si desea mostrar todos los proyectos activos, puede poner -1.

Listas de tareas por página: use esta opción si desea personalizar la cantidad de listas de tareas que se mostrarán por página. De forma predeterminada, el número está establecido en 10. Pero si desea mostrar solo una lista de tareas por página, reemplace el número con 1.

Tareas incompletas por página: puede definir cuántas tareas incompletas estarán visibles bajo el nombre de la Lista de tareas. De forma predeterminada, está establecido en 10. Puede modificarlo según lo necesite.

Tareas completadas por página:  como “Tareas incompletas por página”, puede definir cuántas tareas completadas serán visibles bajo el nombre de la Lista de tareas. Nuevamente, de forma predeterminada, está configurado en 10, que puede modificar en cualquier momento que lo necesite.

Capacidad de gestión de proyectos: de forma predeterminada, el administrador, el editor y el autor tienen acceso a todas partes. Pero puede habilitar ciertos roles de usuario en su organización para la capacidad de gestión de proyectos. Tenga en cuenta que solo el administrador puede acceder a la opción de configuración de Project Manager.

Capacidad de creación de proyectos: de forma predeterminada, el administrador, el editor y el autor tienen derecho a crear proyectos. Pero puede habilitar ciertos roles de usuario en su organización para crear un proyecto en cualquier momento.

Fecha de inicio de la tarea: si habilita esta opción, puede definir su fecha de inicio y finalización mientras crea una nueva tarea.

Resumen diario: Los resúmenes diarios son solo un correo electrónico que se envía automáticamente a cada usuario asociado con un proyecto activo para conocer el progreso y las tareas pendientes. Este correo electrónico se envía una vez cada 24 horas. Si el usuario no está asignado a un proyecto o el proyecto no tiene una tarea asignada al usuario, no recibirá ningún correo electrónico resumido.

WP Project Manager tiene un sistema de notificación por correo electrónico incorporado para todas y cada una de las funciones, como asignar a un proyecto o tarea, enviar mensajes, completar una tarea y enviar resúmenes diarios.

Encontrará la configuración de correo electrónico en Gestor de proyectos  Configuración Configuración de correo electrónico.

Descripción de opciones

De la dirección de correo electrónico:  es posible que sepa que cada correo electrónico contiene información acerca de dónde se envió y adónde deben ir las respuestas. De forma predeterminada, WP Project Manager recoge la dirección de correo electrónico del administrador. Si desea utilizar un correo electrónico diferente o una dirección de correo electrónico genial como no-reply@organization.com , puede escribirlo aquí. Poner una dirección de correo electrónico de organización familiar salvará sus correos electrónicos de los filtros de correo no deseado. Por lo tanto, la mejor práctica sería usar información o correo electrónico de contacto, que es la dirección de correo electrónico más utilizada de su organización.

Enlaces en el correo electrónico: es posible que ya sepa que WP Project Manager tiene una función de front-end incorporada. Entonces, si ha bloqueado el acceso al backend y desea que los usuarios administren todo desde el frontend, entonces debe seleccionar  Link to Front-end . De forma predeterminada, se selecciona Vínculo al backend y todos los vínculos del correo electrónico sobre tareas, mensajes y archivos se colocan en el backend.

Tipo de correo electrónico: si no le gustan los correos electrónicos de notificación con colores y gráficos y prefiere los correos electrónicos de solo texto, puede seleccionar  Texto sin formato . Los demás correos electrónicos HTML estarán bien.

Enviar correo electrónico a través de CCO: normalmente, si hay varias personas vinculadas a un hilo, los correos electrónicos se envían mediante la función CC. Si no desea revelar la dirección de correo electrónico de otros usuarios, puede habilitar BCC.

Disparadores

Se enviarán correos electrónicos al usuario cada vez que se active alguno de estos eventos:

  1. Agregado a un proyecto.
  2. Nuevo mensaje.
  3. Asignado a una tarea.
  4. Nuevo comentario sobre una tarea
  5. Tarea marcada como completada.
  6. Resumen diario

El etiquetado de tareas es una característica sobresaliente para administrar sus tareas de una manera más organizada. Cuando crea un proyecto, puede incluir muchas tareas y funciones. Gestionarlos todos sin ningún tipo de capacidad de especificación puede molestarle a usted y a los miembros de su equipo.

Configuración

Paso 1

Diríjase al Panel de administración de WP  Proyectos  Seleccione cualquiera de sus proyectos  pestaña Configuración.

Paso 2

Elija la opción Etiqueta. Obtendrá 3 opciones más:

Nombre de etiqueta (obligatorio): proporcione un nombre de etiqueta adecuado.

Descripción (opcional): proporcione una descripción adecuada.

Color (obligatorio): seleccione un color de etiqueta.

Paso 3

Finalmente, haga clic en el botón Crear etiqueta del lado derecho y se creará su tarea. Ahora, vea las etiquetas que acaba de crear en la pestaña de configuración:

Agregar etiquetas a una tarea

Al agregar o editar una tarea, haga clic en esa tarea y marque el icono de etiqueta para obtener las etiquetas creadas

Si tiene etiquetas de todo el tiempo, al hacer clic en el icono, aparecerán las etiquetas en un menú desplegable. Puede elegir fácilmente una o varias etiquetas.

Si no ha creado etiquetas desde todo el tiempo, al hacer clic en el icono de la etiqueta, dirá “¡No se encontró ninguna etiqueta!”.

Puede especificar sus tareas y subtareas con mayor precisión. De esa forma será más fácil diferenciar tareas para todos los departamentos.

Crear tipo de tarea

Para crear el tipo de tarea, vaya al Panel de administración de WordPress Gestor de proyectos Configuración Tipo de tarea.

Aquí, debe escribir el nombre del tipo y agregar una descripción (opcional) . Luego haga clic en el botón Crear tipo para finalizar el proceso.

Agregar tipos de tareas en sus tareas y subtareas

Entonces, después de crear el tipo, debe agregar esto a sus tareas y subtareas. Así es como se hace.

Para hacer esto, en primer lugar, navegue a sus tareas existentes. A continuación, haga clic en esa tarea en particular que ha seleccionado para agregar Tipo de tarea .

En el cuadro desplegable, puede elegir el tipo de tarea que prefiera y agregarlo a su tarea.

Agregar tipos de tareas en sus tareas y subtareas

Entonces, después de crear el tipo, debe agregar esto a sus tareas y subtareas. Así es como se hace.

Para hacer esto, en primer lugar, navegue a sus tareas existentes. A continuación, haga clic en esa tarea en particular que ha seleccionado para agregar Tipo de tarea .

En el cuadro desplegable, puede elegir el tipo de tarea que prefiera y agregarlo a su tarea.

Puede agregar campos personalizados a las tareas. El campo personalizado del Gestor de Proyectos le permite diferenciar tareas agregando campos personalizados o etiquetas a las tareas.

Veamos los pasos sobre cómo puede agregar campos personalizados. El proceso es muy simple.

Paso 1: Vaya al Gestor de Proyectos>Proyectos->Configuración. Haga clic en la pestaña Campos personalizados.

Paso 2: Haga clic en el botón Agregar nuevo. Aparecerá una ventana emergente.

Paso 3: en la ventana emergente de campos personalizados, primero debe agregar un título de campo y también elegir cómo desea mostrar su campo. Las opciones que tiene son Desplegable, Número, Texto, URL.

Paso 4: en el caso de Drop Down, debe describir los campos que va a mostrar en el cuadro desplegable. Para hacer eso, haga clic en el botón Agregar opción. Aparecerán nuevos campos donde pondrás el nombre de las opciones. Incluso puedes elegir un color diferente para cada una de las opciones.

Por último, haga clic en el botón Agregar nuevo para finalizar.

Nota: Para otras opciones, todo lo que necesita es agregar Descripción .

Paso 5: Ha terminado de crear un campo personalizado.

Es hora de ver y agregar un campo a sus tareas. Simplemente haga clic en cualquier tarea y en la parte superior de la ventana emergente podrá ver los campos creados.

Descripción general

Así es como se ve la página. Cuando hace clic en un proyecto desde el wp-admin administrador de proyectos  menú de proyectos , aterriza en la pestaña de descripción general de forma predeterminada.

Sección superior izquierda

Título del proyecto, descripción y edición. Al hacer clic en el botón de edición, accederá a la ventana modal desde donde puede agregar/eliminar usuarios y establecer funciones para ellos. Los detalles están en este documento.

Sección superior derecha

En la sección superior derecha, tiene el menú de búsqueda desde donde puede buscar tareas, listas de tareas, etc. El botón de engranaje al lado le permite eliminar, duplicar o marcar la tarea como completa.

Paneles y pestañas

La pestaña de la sección superior le permite navegar a través de las diferentes opciones del proyecto, desde aquí también puede navegar a la configuración del proyecto y otras funciones complementarias si están disponibles. Mientras que el panel inferior solo muestra algunos detalles sobre el proyecto.

Gráfico

El gráfico muestra el número total diario de tareas y listas de tareas pendientes.

La página de actividades muestra todas las acciones (como creación de listas de tareas, creación de tareas, finalización, etc.) de forma cronológica y por fecha. Se puede hacer clic en los elementos. Así es como se ve:

Cuando elimina una tarea, la actividad aparecerá en el registro de actividades.

El registro de tareas eliminadas aparecerá tanto en la sección Actividades de Mis tareas como en el Proyecto principal.

Mientras administra un proyecto, debe comunicarse con todas las personas involucradas en ese proyecto determinado. Con las discusiones, puede discutir cualquier cosa en línea con sus compañeros de trabajo. Usted u otros participantes también pueden adjuntar archivos a sus comentarios cuando sea necesario.

Paso 1

Para usar la función, deberá navegar hasta Panel de administración de WP Administrador de proyectos Proyectos Seleccionar un proyecto.

Paso 2

A continuación, haga clic en la pestaña ‘ Discusiones ‘.

Paso 3

Después de eso, obtendrá un panel de discusión que se puede usar para crear una discusión abierta, una discusión grupal y una conversación privada. Haga clic en el botón “Añadir nueva discusión” para obtener opciones para crear una discusión.

Después de hacer clic en el botón, obtendrá la siguiente interfaz con el fin de dar un nombre de su discusión, añadiendo un comentario, adjuntar archivos, la selección de hitos relevantes, la selección de usuarios, etc.

Nota: puede seleccionar todos los usuarios para abrir la discusión o crear una discusión grupal seleccionando algunos usuarios de la lista total de usuarios.

Paso 4

Presione el botón “Añadir mensaje” para crear la conversación:

Los hitos lo ayudan a lograr su objetivo con mayor precisión. Para dividir sus proyectos en varias fases, utilice Hitos.

Crear un hito es muy fácil.

Para cambiar el estado de un hito o editarlo o eliminarlo, vaya a los botones de la derecha en cada entrada.

El gestor de proyectos tiene un administrador de archivos que se ocupa por completo de sus archivos, documentos e imágenes desde un solo lugar. Cree y adjunte documentos, guarde enlaces a páginas web y archivos, y administre todo desde una sola página.

  1. Simplemente vaya a Archivos pestaña de cualquier proyecto y haga clic en el + Subir un archivo de botón
  2. Haga clic en el botón Adjuntar un archivo y elija el archivo de su computadora.
  3. Puede agregar varios archivos a la vez, elija más si es necesario.
  4. Para continuar con la carga, haga clic en Enviar.

Creando una carpeta

  1. Simplemente haga clic en + Crear una carpeta
  2. Introduce el nombre de la carpeta.
  3. Marque para hacer esto privado
  4. Ahora haga clic en “Crear carpeta” para completar la acción

Creación de un archivo de documento

  1. Para crear un archivo de documento, haga clic en + Crear un documento
  2. Ingrese el título del documento
  3. Escribe las cosas que debes tener en cuenta
  4. Haz clic en  Crear un documento.
  5. También puede hacer que este archivo de documento sea privado marcando  Hacer esto privado antes de crear el documento.

Cargar o crear un archivo o subcarpetas dentro de otra carpeta

  1. Haga clic en la carpeta en la que desea cargar un archivo o carpeta
  2. En la esquina superior derecha, encontrará las 4 opciones nuevamente. Puede cargar archivos, crear carpetas, documentos y enlaces a documentos, de la misma manera que lo hace en el inicio del Administrador de archivos.
  3. Por ejemplo, haga clic en + Subir  un archivo.
  4. Aparecerá una herramienta de carga de archivos.
  5. Haga clic en el botón Adjuntar un archivo y seleccione su archivo
  6. Haga clic en el  botón Enviar  y guarde el archivo. También puede hacer clic en Eliminar archivo, si necesita eliminarlo
  7. Para hacerlo privado, marque  Hacer que los archivos sean privados.

Vincular un documento/archivo externo al administrador de archivos

  1. Simplemente haga clic en  + Enlace al documento
  2. Ingrese el título del documento
  3. Proporcione el enlace al documento
  4. Agregar notas si es necesario
  5. Haga clic en  Enlace al documento
  6. Ver el documento vinculado.

Cuando haga clic en el archivo ahora, lo llevará directamente a ese enlace.

Comentar un archivo o documento

  1. Simplemente haga clic en un archivo o documento que ya se haya creado o subido
  2. Aparecerá una nueva vista previa
  3. Escriba el comentario en la sección de comentarios.
  4. Puede agregar enlaces o formatear el texto de acuerdo con sus requisitos
  5. Si necesita adjuntar un archivo, haga clic en  Seleccionar archivos
  6. Haga clic en Agregar comentario para guardar.

Configuración de uso compartido y privacidad del administrador de archivos

  1. Para acceder a la configuración del administrador de archivos, haga clic en un proyecto
  2. En el lado derecho de la pestaña Archivos , encontrará Configuración. Haz click.
  3. En la parte inferior de la página, está la sección Archivos.
  4. Puede controlar lo que pueden hacer los compañeros de trabajo y los clientes
  5. Después de habilitar o deshabilitar las opciones, haga clic en Guardar cambios.

Eliminar o actualizar un archivo/carpeta/documento

  1. Para actualizar un archivo/carpeta/documento, haga clic en él
  2. Encontrará el  botón Editar  en la parte superior derecha
  3. Después de hacer clic en él, podrá actualizar el documento de acuerdo con sus requisitos.
  1. También puede eliminar el archivo/carpeta/documento haciendo clic en el botón Eliminar en ese archivo/carpeta/documento

Copiar carpeta a otra carpeta

Puede copiar fácilmente una carpeta a otra carpeta. Lo mismo ocurre con los archivos también. El proceso es simple.

Después de crear archivos, haga clic en el botón Mover . Está situado en la parte inferior de cada archivo.

Aparecerá una ventana emergente. Debe elegir la carpeta donde desea almacenar la carpeta o el archivo.

Después de elegir si hace clic en la carpeta seleccionada, verá la carpeta copiada.

Mira, así de fácil es copiar una carpeta o archivar otra carpeta.

Mientras usa el Gestor de proyectos , a veces necesita obtener información sobre sus proyectos y tareas. Puede obtener fácilmente una vista panorámica rápida e información sobre sus tareas.

Navegar a- WP-Admin Gestor de proyectos Mis tareas

Mis tareas: tarea actual

Obtendrá un panel útil donde todas sus tareas actuales están disponibles. Esta página muestra una vista rápida de sus tareas actuales. Hay un cuadro desplegable donde también puede verificar sus tareas pendientes y completadas.

También puede buscar su tarea seleccionando ‘ Título de la tarea‘ o ‘Proyecto‘ en el cuadro desplegable.

Agregar nuevas tareas

Puedes agregar una nueva tarea directamente desde su tablero. Haga clic en el botón Agregar nuevo. Luego obtendrá una ventana emergente donde elegirá un proyecto, elija la tarea en la que desea crear una tarea y el nombre de su tarea. Pulse Enter y se creará la tarea. Puede ver la tarea en orden ascendente o descendente.

Consulte el GIF a continuación para obtener una idea de cómo crear una tarea desde su tablero.

Descripción general

Para obtener una descripción general de su trabajo, vaya a –  Administrador de WP Gestor de proyectos Mis tareas descripción general.

La página de descripción general muestra una vista rápida de sus tareas, incluidas las actuales, pendientes y completadas. También hay un gráfico para su actividad. Esta visualización muestra una descripción general de sus actividades durante un período determinado.

También puede ver su calendario. Especifica sus listas de tareas pendientes y tareas según sus fechas de trabajo.

Ocupaciones

Para ver todos los detalles de sus actividades, navegue a – WP-Admin Gestor de proyectos Mis tareas Actividades.

Tareas pendientes

Para obtener todos los detalles de su tarea pendiente, seleccione “Tarea pendiente” en el cuadro desplegable y haga clic en “Filtro“. Podrá ver todas sus tareas pendientes.

Después de hacer clic en “Filtro” , puede ver sus tareas pendientes.

Tareas Completadas

Para ver todas sus tareas completadas, seleccione “Tarea completada” en el cuadro desplegable y haga clic en “Filtro“. Podrá ver sus tareas completadas.

Después de hacer clic en “Filtro” , puede ver sus tareas completadas.

El Gestor de proyectos tiene una función de calendario de mucha utilidad para sus proyectos. Puede ver una vista de calendario interactivo de sus proyectos y tareas.

Para ver el calendario, vaya a  Panel de administración de WP Gestor de proyectos Calendario

Si inicia sesión como administrador, solo verá los proyectos y tareas que se le han asignado. Sin embargo, puede filtrar las tareas por proyectos o usuarios si es necesario.

Si desea ver cualquiera de las tareas del otro usuario, seleccione el proyecto y luego elija el usuario. Haga clic en el botón Filtrar para ver la tarea de ese usuario.

Anotación de color del calendario

Esta área le muestra la explicación de las barras de tareas de diferentes colores. Con las barras de tareas de colores, puede saber rápidamente si una tarea está incompleta, completa o pendiente. También puede ver si hay algún hito con la ayuda del color.

Barras de tareas

Verás distintas barras que te indican el estado y duración de las tareas. Estas se llaman barras de tareas. Cuanto más larga sea la duración de una tarea, más estirada estará la barra para esa tarea.

Las barras rojas representan las tareas vencidas o las tareas pendientes o las tareas que tienen una fecha de inicio pero no tienen una fecha de vencimiento.

Las barras verdes representan las tareas en curso o las tareas en las que están trabajando los miembros de su equipo.

Las barras azules representan las tareas completadas.

Las barras de color azul claro  representan los hitos que estableció para el proyecto.

Filtrar el calendario

Cuando navegue al calendario, mostrará todas las tareas para todos los proyectos y usuarios que cree. Pero es posible que desee ver solo las tareas y para un proyecto y usuario en particular.

Afortunadamente, puedes filtrar las tareas que se muestran en el calendario utilizando tres métodos:

  1. Uno está seleccionando un proyecto.
  2. Otro es seleccionar un usuario.
  3. La otra es seleccionando tanto un proyecto como un usuario.

Filtrar por Proyecto

Elija un proyecto de la lista desplegable y presione el botón Filtrar para ver las tareas de su proyecto deseado.

También puede elegir las opciones mensuales, semanales y diarias para ver las tareas.

Filtrar por usuario

Elija usuarios del menú desplegable y presione el botón de filtro para ver solo las tareas de esos usuarios:

Filtrar por Ambos (Proyecto y Usuario)

También puede especificar proyectos y usuarios juntos y filtrar las tareas en consecuencia.

 Usuarios, Vista Mensual, Semanal y Diaria

Puede obtener 4 tipos de vistas en el calendario:

  1. Vista de usuarios
  2. Vista mensual
  3. Vista semanal
  4. Vista diaria

Vista de usuarios

 Vea todas las tareas desde la perspectiva de los usuarios seleccionando la pestaña Vista de usuario.

Sin embargo, también puede elegir ciertos usuarios y proyectos para filtrar tareas y obtener una vista de usuario.

Nota :

  1. La vista de usuario solo mostrará tareas durante una semana.
  2. Puede navegar fácilmente entre fechas en esta vista utilizando estos dos iconos (<,>).

Asignación de tareas en la vista de usuario arrastrando y soltando.

También puede asignar tareas de un usuario a otro simplemente arrastrando y soltando una tarea en el calendario.

Por ejemplo, usted tiene dos usuarios. Una es Felipa y la otra Gladyce. Ahora, si mueve una tarea de Felipa a Gladyce arrastrando y soltando, Felipa ya no permanecerá asignada a esa tarea. Más bien Gladyce será asignada a esa tarea.

Otra cosa es que cuando arrastra y suelta una tarea a una fecha diferente, la fecha también se cambiará en consecuencia.

Vista mensual (vista predeterminada)

Al seleccionar esta opción, solo se le mostrarán las tareas mensualmente. Use la flecha única izquierda y la flecha única derecha para navegar al mes anterior y al siguiente.

Vista semanal

Al seleccionar esta opción, solo verá las tareas semanalmente. Use la flecha única izquierda y la flecha única derecha para navegar a las semanas anteriores y siguientes.

Vista diaria

Al seleccionar esta opción, se le mostrarán las tareas a diario. La vista diaria cuenta y muestra las tareas desde las 12 am hasta las 11 pm de un día, por lo que es una vista de calendario de 24 horas. Use la flecha única izquierda y la flecha única derecha para navegar a los días anterior y siguiente.

Nota: puede usar el botón ‘ hoy ‘ para navegar rápidamente a las tareas del día actual en el que está trabajando. El botón permanece desactivado si ya estás en el día que estás trabajando.

Tareas de arrastrar y soltar

La funcionalidad dinámica e interactiva de arrastrar y soltar le proporcionará una experiencia perfecta. Por ejemplo, el 19 de agosto, verá que la siguiente “tarea de prueba” tiene una fecha de inicio del 17 de agosto y la fecha de vencimiento es el 18 de agosto. Por lo tanto, el 19 de agosto, la tarea vencerá y, por lo tanto, estará en rojo.

Si arrastra la tarea y la suelta al día siguiente, automáticamente se convertirá en una tarea pendiente y también cambiará el color. Si el color no cambia, considere volver a cargar la página y el color cambiará por sí solo.

Creación de tareas

También puedes crear tareas muy fácilmente en el calendario. Esto funciona en todas las opciones de vista (vista de usuario, vista mensual, vista semanal y vista diaria).

Para ello, seleccione un área en blanco o la fecha en la que desea crear una tarea. Después de eso, aparecerá una ventana emergente para agregar tareas. Puede seleccionar un proyecto, especificar una lista de tareas, dar un nombre de proyecto, agregar usuarios, establecer una fecha límite, dar una etiqueta, etc.

Editar tareas y crear subtareas

Si hace clic en cualquier barra de tareas, aparecerá una ventana en la pantalla para editar tareas y agregar subtareas. Supongamos que hacemos clic en la siguiente barra de tareas:

Inmediatamente aparecerá una ventana emergente para editar la tarea. A partir de aquí, se puede editar el nombre de la tarea, cambiar la fecha de inicio y la fecha de vencimiento, etc . Incluso puede crear subtareas y agregar un registro de tiempo desde allí.

Si desea saber cómo crear una subtarea, siga este tutorial.

Para navegar al Panel del Gestor de proyectos, vaya al Panel de administración de WP Gestor de proyectos

En el tablero, no solo podrá ver todos sus proyectos creados, sino que también podrá obtener opciones para crear un proyecto, buscar un proyecto según una determinada categoría, nombre de cliente y mucho más.

Aquí hay una vista del tablero:

Opciones del panel

Nuevo Proyecto: Para crear un nuevo proyecto, utilice el botón “Nuevo Proyecto” (Para saber cómo crear un proyecto, consulte esta documentación).

Categoría del proyecto: si hace clic en esta opción, obtendrá una lista desplegable desde donde puede filtrar los proyectos según la categoría del proyecto. Para saber cómo crear una categoría de proyecto, consulte esta documentación.

Solo los proyectos de la categoría que seleccione se mostrarán en el tablero. Por ejemplo, aquí hemos elegido “Documentación” y solo se muestra el proyecto “Contenido para WP ERP”:

Buscar por un cliente: si ingresa el nombre de un cliente, solo se sugerirán los proyectos asociados con el nombre del cliente y puede navegar fácilmente a ese proyecto con solo un clic. Aquí hay una captura de pantalla:

Buscar: si ingresa una palabra clave y la palabra clave se relaciona con un nombre de proyecto, nombre de tarea, nombre de lista de tareas, hito o tablero de discusión, solo se sugerirán los proyectos relacionados con estos elementos:

De las sugerencias automáticas que se muestran en la búsqueda, puede elegir los proyectos deseados y navegar hasta ese proyecto con un solo clic.

Ver proyectos por estado

Activo: esta opción muestra solo los proyectos que están activos o simplemente los proyectos que están en curso.

Completado: al seleccionar esta opción, se mostrarán solo los proyectos completados.

Todo: esta opción muestra tanto los proyectos activos como los completados.

Eliminar, completar o duplicar un proyecto

Ícono de configuración (⚙️): use este ícono para marcar un proyecto como completado o eliminado. También puede duplicar un proyecto existente con esta opción. Aquí hay una captura de pantalla:

Vista de cuadrícula:  haga clic en el icono indicado por la flecha roja para obtener la vista de cuadrícula. La siguiente captura de pantalla es una muestra de la vista de cuadrícula:

Vista de lista: haga clic en el icono indicado por la flecha roja para obtener la vista de lista. La siguiente captura de pantalla es una muestra de la vista de lista:

Su progreso

Obtiene una vista rápida y detallada del progreso de sus proyectos. Para obtener la lista, navegue a- WP-Admin Gestor de proyectos Progreso

Se le dirigirá a la página de progreso donde se encuentran todas sus actividades en función de sus fechas de trabajo. También contiene el nombre del proyecto, la lista de tareas pendientes, las actividades y las tareas.

Los usuarios obtendrán un nuevo tipo de página de tarea única. Cuando haga clic en una tarea, se abrirá en forma de una ventana modal emergente, como se muestra a continuación.

La nueva página de tarea única muestra mucha información, como:

  1. el nombre del creador,
  2. usuarios en esa tarea,
  3. fechas de inicio y finalización,
  4. cuando se creó la tarea,
  5. estado de la tarea,
  6. subtareas,
  7. debates y comentarios
  8. enlaces, archivos e imágenes adjuntos
  9. hacer tarea privada opción
  10. realizar un seguimiento del tiempo dedicado a una tarea con módulos de seguimiento de tiempo
  11. usuarios en cada subtarea, y
  12. actividad relacionada con esa tarea.

Los usuarios pueden usar el filtro de tareas avanzado desde la página de lista de tareas.

El filtro de tareas incluye:

  1. un menú desplegable para seleccionar un nombre de lista de tareas
  2. estado de la tarea: en curso y completada
  3. un menú desplegable para seleccionar el asignado
  4. y un desplegable para seleccionar el vencimiento

Cuando haga clic en Listo, el administrador del proyecto le mostrará todos los resultados según los filtros y parámetros que haya establecido.

Los usuarios pueden copiar y archivar listas de tareas. Cuando se duplica una lista de tareas, también se copiarán todas las tareas de esa lista.

Para hacer esto, abra un Proyecto y la pestaña Listas de tareas. Busque el botón duplicado en la parte superior derecha de una lista de tareas y haz click.

Encontrarás una nueva lista de tareas con el mismo nombre y tareas creadas encima de la lista anterior.

Para archivar una tarea, haga clic en el ícono Archivar en el extremo superior derecho de una lista de tareas.

Para acceder a todas las listas archivadas, haga clic en el ícono Vista de lista archivada ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Al hacer clic en este icono, accederá a una nueva página donde podrá ver todas las listas de tareas archivadas.

También puede restaurar o eliminar una lista de tareas. Pero no puede realizar ediciones mientras está archivado.

Solo puede ver las tareas dentro de las listas de tareas archivadas. Para realizar ediciones, debe restaurar la lista.

Podrá sincronizar sin problemas sus listas de tareas con su tablero Kanban dentro del Gestor de proyectos.

Con esta función, puede definir y mover automáticamente las tareas de la vista de lista al tablero de su elección e incluso preestablecer el estado de la tarea. 

Condiciones esenciales de la Automatización

Las reglas de automatización son aplicables para:

  1. nuevas tareas que se crean en la Vista de lista después de que se crea la condición, Y
  2. nuevas tareas que se crean en el Tablero Kanban después de que se crea la condición.

Solo puede establecer:

  1. una regla de automatización por tablero, y
  2. tiene que ser único para cada tablero.

En otras palabras, no puede establecer varias reglas en un solo tablero .
Y tampoco puedes establecer la misma regla en más de un tablero.

Partes de la automatización Kanban

La automatización de tareas del tablero Kanban tiene 4 partes:

  1. Seleccionar el tablero que desea automatizar/sincronizar con Vista de lista.
  2. Seleccionar el tipo de tareas que desea automatizar/sincronizar con Vista de lista en su tablero elegido.
  3. Seleccionar usuarios para la tarea automatizada creada en Kanban, y
  4. Seleccionar el estado que marcará las tareas caídas de un tablero a otro.

Nota: Las tareas sincronizadas/movidas no se eliminan de la vista de lista. Permanecen en Vista de lista.

Configuración

  1. Inicie sesión en su panel de administración de WordPress y haga clic en Administrador de proyectos.
  2. Vaya a Proyectos>Listas de tareas>Tablero Kanban .
  3. Haga clic en los puntos en la parte superior derecha de cada tablero para encontrar la configuración de automatización llamada Administrar automatización.

Administrar la automatización en el tablero Kanban

  1. Seleccione un tablero de la Vista Kanban que desee vincular con sus tareas de la Vista de lista. Haga clic en Administrar automatización.
  2. En el menú desplegable Mover tareas , seleccione el tipo de tarea de vista de lista que desea mover cuando la automatización esté en funcionamiento.

Este paso debe realizarse para que la automatización funcione.

Administrar la configuración de automatización

  1. Luego, asigne uno o más usuarios del campo de selección múltiple que desea agregar a la tarea sincronizada.
  2. Finalmente seleccione el estado. La tarea de cambio de estado es solamente aplicable para las tareas que se arrastre o las caídas de un tablero a otro.

Automatización de tareas TO-DO

Seleccione Tareas del menú desplegable para automatizar.

Automatización de tareas pendientes

Cuando seleccione el primer tipo, Tareas pendientes, se abrirá un nuevo encabezado, “Mover tarea aquí cuando…” a continuación con 2 opciones para que seleccione.

Automatice las tareas pendientes en la vista de lista

  1. Recién añadido: este botón hace referencia a las tareas que se agregaron a cualquier lista de tareas desde el momento en que se inicia la automatización. Seleccione este botón si desea mover estas tareas al tablero en el que se encuentra.

Sincroniza nuevas tareas en Vista de lista con Kanban

Después de asignar usuarios, seleccione el estado de las tareas descartadas.

Haga clic en Actualizar automatización.

Ahora, cuando agregue una nueva tarea en cualquier lista, esta se agregará automáticamente a su tablero abierto en Kanban junto con los usuarios asignados y el estado de la tarea que definió en la ventana Administrar automatización, como se muestra a continuación:

Sincronización de tareas recién agregada con Kanban Board

  1. Listas de tareas: este botón se refiere a las tareas que se agregaron solo en las listas de tareas seleccionadas. Seleccione esta opción si solo desea mover las tareas de la lista seleccionada al tablero en el que se encuentra.

Automatice las listas de tareas seleccionadas

Por ejemplo, si selecciona Bandeja de entrada, solo las tareas de la Bandeja de entrada se agregarán al tablero abierto.

Sincronizar listas de tareas seleccionadas con Kanban

A continuación, debe seleccionar los usuarios (si los hay) que desea asignar a la tarea cuando se haya movido al tablero Kanban.

Como puede agregar una nueva tarea a la Bandeja de entrada, se sincronizó automáticamente con Open Board en Kanban y también se le asignaron los usuarios respectivos.

Sincronización de la lista de tareas seleccionada con Kanban

Automatización de tareas completadas

Seleccione otro tablero, por ejemplo, Listo. Luego, seleccione Listo en el menú desplegable Mover tareas en Administrar automatización.

Al hacer esto, se abrirá una nueva opción/casilla de verificación Tareas completadas que se seleccionará de forma predeterminada. Por lo tanto, cuando seleccione Listo, sus tareas completadas de la Vista de lista se moverán automáticamente a este tablero en Kanban.

La casilla de verificación debe estar seleccionada para que la automatización funcione.

Automatice las tareas completadas

Nuevamente, puede seleccionar usuarios para esta tarea cuando se mueva a este tablero. También puede cambiar el estado de la tarea. Por ejemplo, si selecciona Tarea completada, todas las tareas que se muevan de la Lista de tareas hechas a este tablero se marcarán automáticamente como completadas. O si selecciona Tarea incompleta, la tarea se marcará como incompleta.

Como puede ver, cuando una tarea se completa en la Vista de lista, se sincroniza automáticamente con la columna Listo en el Tablero Kanban y también asigna los usuarios en consecuencia:

Sincronización de tareas completadas con Kanban

Automatización de tareas en curso

Seleccione otro tablero, por ejemplo, Atrasado, y seleccione En curso en el menú desplegable de Administrar automatización. Esto abrirá una casilla de verificación para usted denominada Tareas reabiertas. Esto se seleccionará de forma predeterminada y solo funcionará cuando se vuelva a abrir una tarea completada/cerrada en la Vista de lista.

Cuando eso suceda, la tarea se moverá automáticamente a. este tablero

Nota: La casilla de verificación debe estar seleccionada para que esta automatización funcione.

Automatice las tareas reabiertas

Nuevamente, puede asignar usuarios y cambiar el estado de la tarea a su gusto.

Como puede ver a continuación, cuando vuelve a abrir una tarea cerrada, se mueve automáticamente a la columna Vencido. Observe también que las tareas que estaban en la columna Terminadas también se movieron a la columna Vencidas al volver a abrirlas.

Las tareas reabiertas se sincronizan con Kanban

Automatización del cambio de estado de las tareas descartadas

Finalmente, seleccione el estado de Ninguno, Tarea completada y Tarea incompleta en la ventana Administrar automatización.

Si selecciona Tarea incompleta para una columna, una tarea se marcará automáticamente como incompleta cuando se suelte en este tablero.

Las tareas completadas también se volverán incompletas cuando se coloquen en una columna con el estado de tarea Incompleta, como se muestra a continuación:

Cambiar el estado de las tareas incompletas de arrastrar y soltar

Si selecciona Tarea completada para una columna, una tarea se marcará automáticamente como Completada cuando se suelte en este tablero.

Las tareas incompletas también se completarán cuando se coloquen en este tablero, como se muestra a continuación:

Cambiar el estado de las tareas completas de arrastrar y soltar

Si selecciona Ninguno, se mantendrá el estado de la tarea descartada tal como está.

Filtro:

Con esta función, puede establecer filtros antes de buscar las tareas deseadas. Por ejemplo, puede buscar por el título de la tarea, el nombre de la lista de tareas, el estado de una tarea, el nombre de la persona asignada, la fecha de vencimiento, etc.

Tenga en cuenta que deberá restablecer los filtros para volver a la vista de tareas predeterminada del tablero Kanban.

Ver los informes

Puede generar informes de sus proyectos, tareas, etc. centrándose en varios criterios.

Para ver los informes, vaya a wp-admin Project Manager Informes.

Hemos agregado varios casos de informes predefinidos según los comentarios de los usuarios. Los informes se explican por sí mismos.

Tareas atrasadas

Enumera las tareas del proyecto que han pasado la fecha de vencimiento pero aún no se han completado. Ahora puede averiguar qué tareas debe eliminar primero de su lista de espera.

Tareas completas

Tareas que se completaron de todas las listas de tareas pendientes. Tareas sobre las que puedes relajarte.

Actividades del usuario

Una revisión completa de todas las tareas creadas o eliminadas por todos los compañeros de trabajo. También es posible crear informes para actividades específicas del usuario. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el nombre de usuario y el marco de tiempo.

Tarea de proyecto

Un informe completo que muestra todas sus tareas de los proyectos. También puede generar informes para tareas completas e incompletas. Cuando seleccione este informe, aparecerá una ventana emergente y tendrá que elegir qué tipo de informe desea generar y presionar el botón Ejecutar informe.

Tarea por hitos

Muestra todas las tareas según hitos específicos. Debe seleccionar un proyecto y un hito asignado para generar este informe. También puede exportar este informe a formato de archivo CSV.

Tarea no asignada

Este informe enumera todas las tareas que no se asignaron a ninguno de los usuarios.

Resumen

Este informe le ayudará a dar una instantánea de todos los aspectos de sus proyectos. Lo más sorprendente es que puede personalizar los atributos de su informe de proyecto para obtener el informe de acuerdo con sus preferencias.

Para obtener el informe, presione el botón ‘Ver informe completo’:

A continuación, deberá configurar el filtro del informe. Haga clic en el botón ‘Filtrar’:

A continuación, aparecerá una ventana emergente para configurar la opción de filtro. Obtendrá las siguientes opciones:

  1. Tipo de informe: De forma predeterminada, se establece en ‘Resumen’. Sin embargo, también puede seleccionar el botón de opción ‘Usuario’.
  2. Tipo de resumen:  para habilitar esta opción de ‘Tipo de resumen’, debe seleccionar el botón de radio ‘Resumen’ de la opción ‘Elegir tipo de informe’. 
    De forma predeterminada, se establece en la opción ‘Todos los proyectos’. Pero puede hacer clic en el menú desplegable y seleccionar ‘Todos los proyectos’ o ‘Lista de tareas’ o ‘Todos los usuarios’ o ‘Proyecto vs usuario’ o ‘usuario vs proyecto’
  3. Fecha de inicio y fecha de finalización: establezca un rango de fechas para obtener un informe durante ese período.

¿Cómo se verá el informe de tiempo estimado?

Este es un ejemplo del informe de tiempo estimado de ‘Todos los proyectos’ basado en el tipo ‘Resumen’:

Este es un ejemplo de informe de ‘Lista de tareas’ basado en el tipo ‘Resumen’:

Este es un ejemplo del informe de tiempo estimado de ‘Todos los usuarios’ basado en el tipo ‘Resumen’:

Ejemplo de un informe de tiempo estimado basado en el tipo de usuario individual:

Proyecto vs usuario

Si selecciona esta opción, podrá saber qué usuario ha dado cuánto tiempo en sus proyectos asignados. Si pasa el puntero del mouse sobre el gráfico, obtendrá una información sobre herramientas que describe los detalles.

Usuario vs proyecto

Si selecciona esta opción, podrá saber cuántos usuarios han dedicado tiempo a un proyecto. Al igual que el proyecto frente al usuario, si pasa el puntero del mouse sobre el gráfico, obtendrá una información sobre herramientas que describe los detalles.

El informe avanzado.

En esta página, se le pedirá que seleccione un proyecto para generar el informe o exportarlo a un archivo CSV.

  1. Utilice el menú desplegable para seleccionar el proyecto deseado.
  2. Utilice el botón ” + ” para seleccionar varios proyectos.
  3. Haga clic en generar informe para ver los informes del proyecto.

Después de hacer clic en el botón generar proyecto, verá los informes de su proyecto en detalles como el nombre del proyecto, la lista de tareas, el título, la tarea, el nombre de la persona asignada, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, el estado y más detalles al hacer clic en ellos.

Informes

Cómo exportar a CSV

Después de obtener los informes, puede exportarlos como archivo de Excel para hacer una copia de seguridad. Haga clic en el botón “Exportar a CSV” y se descargará un archivo.

Exportar

Después de descargar el archivo, lo verá en las descargas de su navegador y descargará la carpeta en su PC. Ahora puede abrir su archivo para ver el informe de sus proyectos, solo navegue a su carpeta de descarga y abra el archivo deseado y listo.

Informe del proyecto en archivo CSV

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