diciembre 29, 2021
Existen muchas razones para volverse digital, la mayoría de las personas ya han hecho el cambio, ¿Y tú?.
Los ejemplos cotidianos hacen ver la necesidad de digitalizarse, como que tu banco te ofrezca la opción de recibir extractos sin usar papel o que la compañía de energía opte por usar facturas digitales. Puedes seguir viviendo a la antigua usanza, pero la sociedad, en general, está adoptando un futuro digitalizado. Te mostramos algunos de los beneficios:
Seguridad cibernética
Todos hemos tenido un archivador llamativo que está perfectamente organizado por fecha y hora, pero ¿Qué pasaría si le sucediera algo a los documentos o fotos que contiene? Un incendio, una taza de café derramada o simplemente el desgaste con el paso del tiempo, no deberías confiar en una sola copia de tus documentos y fotos importantes. Una copia de seguridad digital te puede salvar la vida y cuando es tan fácil escanear tus documentos no hay excusas, incluso los móviles lo tienen ya incorporado. Además, gracias a las características de seguridad cibernética que proporcionan protección de contraseñas con el objetivo de minimizar el riesgo de pérdida y robo de la información como Dropbox puedes limitar quién accede a los archivos confidenciales que has protegido con contraseña. Imagínate que alguien que no es de tu equipo se hace con el enlace a una carpeta o un archivo que se ha protegido con contraseña: esta persona no podrá hacer nada. No existe una manera más segura de mantener tus documentos. Digitalizar los documentos asegura que los datos más importantes de una empresa se guarden y conserven para el futuro.
Es más ecológico y rentable
Todo está en línea, el papel se vuelve cada vez más obsoleto. Esto significa que no se pierde papel para imprimir documentos que no son esenciales ni se tiran hojas debido a impresiones defectuosas. Además, eso solo te permite ahorrar dinero a ti y a tu negocio a largo plazo.
Acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo
Se acabaron las preocupaciones por olvidarte un documento importante en casa o por no enviarte un correo electrónico a ti mismo con el documento. Tienes la opción de guardar los documentos en línea con Dropbox y podrás acceder a ellos desde cualquier lugar a través del teléfono, PC o la tablet mediante búsqueda rápida, por lo tanto, si por ejemplo necesitas una factura electrónica de abril de 2019, puedes buscar “abril de 2019” o “04/19” y el OCR encontrará todos los documentos que contengan esa información. Esto es mucho mejor que buscar a mano entre pilas y pilas de facturas.
Volverse digital
Si no lo haces ahora, tu vida se volverá más difícil y quizás no exista una manera fácil y económica de sortear la brecha entre los documentos de papel y la innovación digital cuando lleguen los próximos avances. Es probable que tu vivienda y oficina ya se hayan vuelto digitales en diversas áreas, desde la transmisión de televisión hasta el trabajo en equipo en un documento en línea que ha facilitado enormemente el teletrabajo en la pandemia. Sin embargo, puede que valga la pena tomarse el tiempo para revisar lo que aún no has guardado de manera segura en la nube.
Según las estadísticas más recientes publicadas por Eurostat el pasado mes de abril, nuestro país figura en el puesto 22 de los 28 estados miembros en cuanto a empresas con alto nivel de digitalización. Pero los trabajadores españoles pierden una media de tres horas laborales al día en tareas improductivas como buscar documentación en archivos físicos. Así entonces, una empresa de más de 500 asalariados podría estar perdiendo hasta 85.000 euros anuales en una improductiva gestión documental de nóminas, contratos y bajas laborales.
Para ello se recuerda que la Environmental Paper Network, organización internacional que estudia el impacto medioambiental del uso de papel, ha manifestado que se necesitan 24 árboles para elaborar una sola tonelada de papel, que no producen más de 200.000 folios. Más datos aclaratorios. Una nómina no suele tener una extensión mayor de un folio por lo que, si en España existen actualmente 13.448.000 asalariados en empresas privadas, eso supone en un año (12 nóminas) un total de 161 millones de folios. En otras palabras: 17.568 árboles, o casi toda la extensión arbórea del Parque del Retiro en Madrid. Si sumamos a esas dos copias de nóminas dos copias de contratos (5 hojas) y dos copias de baja (3 hojas) por cada asalariado en España la cifra asciende a 77.664 árboles talados anualmente, lo que representa cerca de 1.200 campos de futbol al año. Tenemos que avanzar hacia una gestión documental digital responsable, optimizando tiempo y espacio para romper drásticamente con el pasado y seguir existiendo en el futuro.
